I. Ban coi thi tại các trường dự thi

Ban coi thi được thành lập tại các trường có đăng ký dự thi trong Kỳ thi toán học sinh viên, học sinh toàn quốc năm 2022 và có xác nhận của Ban Giám hiệu nhà trường. Ban coi thi bao gồm:

1.  Trưởng ban: Là lãnh đạo từ cấp khoa trở lên đối với các trường đại học, cao đẳng, học viện; Với các trường THPT là tổ trưởng hoặc tổ phó trở lên. Chịu trách nhiệm điều hành công tác coi thi, nhận đề thi, quét và gửi bài thi cho Ban Tổ chức, đảm bảo an toàn cho kỳ thi.
2. 01 phó ban hoặc thư ký: Là người giúp việc cho Trưởng ban trong công việc chung và hỗ trợ công tác coi thi và kỹ thuật (nếu cần).
3. 02 cán bộ coi thi: Là cán bộ của đơn vị có trách nhiệm, am hiểu về công tác coi thi.
4. 01 cán bộ kỹ thuật: Là cán bộ của đơn vị, am hiểu về kỹ thuật, chịu trách nhiệm về kết nối vào Zoom của kỳ thi, đảm bảo đường truyền internet. Giúp Ban coi thi của đơn vị việc quét và gửi bài thi của thí sinh về cho Ban Tổ chức Kỳ thi.
5.  Việc bố trí nhân viên y tế và bảo vệ trực trong thời gian thi theo quy định chung của Bộ GD-ĐT và căn cứ tình hình thực tế của Nhà trường.

II.  Quy trình nhận đề, phát đề, quá trình làm bài và thu bài thi

1. Ban Tổ chức (BTC) sẽ gửi đề thi (file định dang PDF) cho Trưởng Ban coi thi theo địa chỉ E-mail đã đăng ký trước giờ thi 120 phút. Trước giờ thi 60 phút, các trường chưa nhận được đề thi cần kiểm tra hộp spam, nếu vẫn không thấy thì liên lạc trực tiếp với BTC qua điện thoại hoặc qua Zoom..
2. BTC kiểm tra đường truyền, hình ảnh vị trí chỗ ngồi của thí sinh, bố trí máy tính, máy in, máy quét và cán bộ trong phòng thi vào đầu mỗi buổi thi. 
3. Trước giờ thi 15 phút, BTC sẽ gửi mã để mở đề thi. Trưởng Ban coi thi nhận mã mở đề thi và in đề thi. Đúng giờ bắt đầu thi cán bộ coi thi phát đề cho thí sinh dự thi.
4. Thí sinh kiểm tra số trang đề thi, nội dung đề thi, nếu có sai sót trong đề thi, Trưởng Ban coi thi liên lạc trực tiếp với BTC thông qua micro tại phòng thi (hoặc bằng điện thoại – chỉ có Trưởng Ban coi thi mới được sử dụng).
5. Trong suốt quá trình làm bài, thí sinh không được rời khỏi phòng thi (trong trường hợp cấp thiết, Trưởng Ban coi thi báo cáo trực tiếp với BTC).
6. Hết giờ thi, cán bộ coi thi thu bài thi của từng thí sinh gửi về Trưởng Ban coi thi.
7. Cán bộ kỹ thuật đánh số trang từng bài thi của mỗi thí sinh bằng bút dạ theo quy định: số trang/tổng số trang (1/4, 2/4,…). Sau đó tiến hành quét bài thi theo từng trang của từng bài của thí sinh. Mỗi thí sinh là một file được đặt tên theo tên thí sinh (có thể sử dụng scanner hoặc điện thoại do Trưởng Ban coi thi quản lý sử dụng phần mềm quét tài liệu, ví dụ : CamScanner,...).
   Khi cán bộ kỹ thuật quét bài thi kết thúc, cán bộ coi thi tiến hành đóng gói tất cả bài thi của thí sinh trong một túi đựng bài thi, dán niêm phong có chữ ký xác nhận của Trưởng Ban coi thi, ghi rõ tên trường, môn thi, ngày thi để gửi chuyển phát nhanh về cho BTC sau khi kết thúc kì thi. Bài thi của ngày thứ nhất được lưu trữ tại Trường (phòng làm việc của bộ phận đào tạo/khảo thí hoặc khoa).
8. Sau khi hoàn thành quét bài xong, các trường thực hiện tải bài thi lên đúng thư mục tên đơn vị của mình (Ví dụ: 1. Đại học An Giang - được tạo bởi BTC) theo thư mời của BTC đã gửi về địa chỉ Email đăng ký nhận thông tin của từng đơn vị.
   Ngay sau khi kết thúc kì thi, bài thi giấy của 2 ngày thi được đóng gói, niêm phong gửi chuyển phát nhanh về cho BTC theo địa chỉ: 
   PGS. TSKH. Vũ Hoàng Linh
   Trưởng Ban tổ chức Kì thi Olympic Toán học SV-HS 2022
   Trường Đại học Khoa học Tự nhiên
   334 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội. 
   ĐT: 0913.062.989
9.  Toàn bộ quy trình quét, tải bản mềm bài thi và đóng gói bài thi bản giấy được thực hiện dưới sự giám sát của BTC và giám sát chéo của các đoàn qua camera. Thời gian tối đa để thực hiện việc là 45 phút (tính từ khi kết thúc giờ thi). Nếu có sự cố kỹ thuật, cần thông báo ngay cho BTC để xem xét giải quyết.
10. Việc xử lý vi phạm trong quá trình thi thực hiện theo đúng quy định của Bộ GD-ĐT. Ngoài ra, nếu trường nào không làm đúng quy trình hoặc không đảm bảo các điều kiện kỹ thuật cho việc giám sát do Ban tổ chức hướng dẫn thì bài thi sẽ không được công nhận, chấm, và xét giải. Nếu trong hoặc sau khi thi Ban tổ chức phát hiện ra vi phạm của đoàn nào thì sẽ xem xét hủy kết quả của cá nhân vi phạm hoặc thậm chí của toàn bộ đoàn đó. 

III.    Yêu cầu kỹ thuật thiết bị

1.  Yêu cầu về kỹ thuật
-    Mỗi địa điểm thi cần có 02 Camera được đặt tên theo cú pháp: Tr_X_CAM1, CAM2 (Ví dụ: Tr_ĐH An Giang_CAM1, CAM2). Tên trường cần viết rõ.
-    Để đảm bảo kết nối được vào Zoom của kỳ thi, mỗi đơn vị cung cấp 02 địa chỉ e-mail đã đăng ký tài khoản Zoom gửi BTC trước ngày 20/4/2022.

2.  Yêu cầu thiết bị:

Lưu ý: Nên có máy tính kết nối mạng dự phòng cũng được cài đặt đủ các phần mềm cơ bản phục vụ kỳ thi.